「とりあえず社員に使わせてみています」
ChatGPTを導入した会社で、私はよくこの言葉を聞きます。
便利だから、まず触らせてみる。
気持ちは分かりますが、ここで一つ抜けがちなことがあります。
ルールがないまま開放すると、判断がすべて社員任せになります。
何を入れていいか、どこまで使っていいか。
それを一人ひとりが自分で決めている状態です。
本記事では、開放する前に決めておきたい論点を、行政書士の立場から整理します。
社内利用が「判断丸投げ」になる場面
ルールがないと、判断が現場に丸投げされます。
明文化されたルールがないまま全員に開放されるパターン
「自由に使っていい」とだけ伝えて、全員に開放する。
便利な反面、判断の基準がどこにもありません。
社員は、自分なりの解釈で使うしかなくなります。
「お客様情報を入れていいか」を社員が自分で判断している状態
一番気になるのがここです。
顧客の名前や契約の中身を入れていいのか。
ルールがないと、社員が一人で判断することになります。
悪気のない入力が、後で問題につながることがあります。
プランの選定や設定変更を担当者任せにしている
どのプランを使うか、設定をどうするか。
担当者任せになっていると、会社として何を選んだのかが見えません。
明文化していない会社で起こりやすいこと
ルールを書いていないと、似たことが起きます。
顧客情報・取引先情報のうっかり入力
「要約させたかっただけ」で、顧客情報をそのまま貼り付ける。
本人に悪気はありません。
入れていい情報の線が引かれていないだけです。
契約書・社外文書をそのまま貼り付けてしまう
契約書や社外向けの文書を、確認のために丸ごと入れる。
取引先との秘密保持の約束に触れる場面が出てくることがあります。
成果物の権利・責任が曖昧になる
AIに作らせたものを、そのまま納品してよいか。
権利や責任の扱いを決めていないと、後で困ることがあります。
著作権や個人情報の扱いは、一般論としても丁寧な確認が要る部分です。
社内ルールに最低限盛り込みたい論点
ルールといっても、難しいものは要りません。
最低限、次の論点を決めておきたいところです。
入力してよい情報・してはいけない情報の区分
何を入れてよく、何を入れてはいけないか。
この線を一つ引くだけで、判断丸投げの大半は防げます。
成果物のチェック責任を誰が持つか
AIが出したものを、誰が確認してから使うか。
最終確認の責任を決めておきます。
利用プラン・アカウント管理の方針
会社として、どのプランを、どう管理して使うか。
担当者任せにせず、方針として決めておきます。
トラブル発生時の報告ルート
うっかり情報を入れてしまったとき、誰に、どう報告するか。
報告のルートを決めておくと、起きたときに動けます。
既存規程との整合をどう取るか
新しいルールは、既存の規程とつなげて考えます。
就業規則・情報セキュリティ規程との関係
すでにある規程と、AIのルールが食い違わないように。
土台がある会社は、そこに乗せる形で整えます。
個人情報取扱規程・秘密保持規程との重なり
個人情報や秘密情報の扱いは、既存の規程と重なります。
AIのルールだけ浮かないよう、整合を取ります。
取引先との秘密保持契約（NDA）との関係
取引先と結んだ秘密保持の約束に、AIの利用が触れないか。
契約との関係も、あわせて確認しておきたい論点です。
ルール整備を進める実務的な順序
一度に立派なルールを作る必要はありません。
まず「禁止事項」をA4一枚にまとめる
入れてはいけない情報、やってはいけないこと。
まずは禁止事項だけ、A4一枚にまとめるところから始めます。
使い方サンプルで「これはOK／NG」を示す
文章だけだと伝わりにくいものです。
具体的な「これはOK、これはNG」の例を添えると、現場が迷いません。
見直し時期を決めて運用する
AIも使い方も変わっていきます。
いつ見直すかを決めておくと、ルールが古びません。
行政書士に相談するメリット
ルールの整備は、行政書士が関われる場面です。
既存規程との整合の点検
既存の規程と、新しいルールの食い違いを点検します。
ルールが浮かないように整えます。
取引先との契約条項との接続
秘密保持の約束や契約条項と、社内ルールをつなげます。
社内と社外の両面で、抜けがないかを見ます。
ルール文書のたたき台づくり
ゼロから作るのは大変です。
たたき台を外から用意し、自社に合わせて整える形でお手伝いできます。
よくある質問
社員に自由に使わせても問題ないですか
利用範囲が決まっていない状態で全員に開放するのは、おすすめしません。
最低限、入れていい情報とダメな情報の線だけは決めておきたいところです。
会社契約のプランと個人契約の使い分けはどうしますか
業務で使うなら、会社として管理できる形にしておくほうが安心です。
個人契約のまま業務に使うと、管理の目が届きにくくなります。
成果物をそのまま納品してよいですか
そのまま使うのはおすすめしません。
最終的な確認は人が行う前提で、チェックの責任を決めておいてください。
トラブルが起きたとき、誰が責任を負うのですか
ルールで責任の所在を決めていないと、ここで揉めます。
だからこそ、チェック責任と報告ルートを先に決めておくことが大切です。
まとめ
ルールのないままChatGPTを開放すると、判断が社員任せになります。
入れていい情報、チェックの責任、報告のルート。
これらを決めるだけで、「判断丸投げ」の多くは防げます。
最初からA4一枚の禁止事項で十分です。
そこから少しずつ育てていけば、現場が迷わなくなります。
社内ルールの整備や、既存規程・契約との整合でお困りのことがあれば、一度ご相談ください。
