「士業の方も、AIを使うんですか」
ChatGPTの話をすると、少し驚かれることがあります。
守秘義務があるのに大丈夫なのか、という顔をされる方も多いです。
実際のところ、私は「任せている仕事」と「絶対に任せない仕事」をはっきり分けて使っています。
本記事では、その線引きをお話しします。
中小企業が同じ考え方を取り入れるときの参考になればと思います。
なお、特定のツールやプランの優劣を述べるものではなく、使い方の考え方として整理します。
士業がAIを使うと聞いて身構えてしまう背景
まず、なぜ身構えられるのかを整理します。
守秘義務があるのに大丈夫なのか、という不安
士業には守秘義務があります。
お客様の情報を扱う仕事で、AIを使って大丈夫なのか。
この不安は、もっともなものです。
「AIに仕事を奪われる」という見方
AIが進めば、士業の仕事はなくなるのではないか。
そういう見方もあります。
ですが、実際には「奪われる部分」と「残る部分」がはっきり分かれます。
正確さが命の業務で使えるのか、という疑問
制度や条文の正確さが問われる仕事で、AIに頼れるのか。
ここも、使い方を間違えると危ういところです。
実務で実際に任せている仕事
私が任せているのは、入口の作業が中心です。
文章のたたき台づくり
文章の最初のたたき台を作ってもらう。
ゼロから書くより、たたき台があるほうが早く整います。
ただし、そのまま使うことはありません。
長い資料の要約・論点整理
長い資料を読むとき、まず要点を整理してもらう。
全体の見当をつける作業に向いています。
調べ物の入口・あたりをつける作業
調べ物の最初に、あたりをつける。
そこから、自分で一次情報に当たって確認します。
入口として使う、という位置づけです。
絶対に任せない仕事
逆に、絶対に任せない仕事があります。
最終的な法的判断とお客様への回答
最終的な判断と、お客様への回答。
ここは、人が責任を持って行うべき部分です。
AIの出力をそのまま伝えることは、決してしません。
顧客情報・案件情報を含む処理
お客様の名前や案件の中身を入力する処理。
ここは守秘義務に関わるため、入力しないことを前提にしています。
制度・条文の正確性が問われる確認
制度や条文の正確さが命の確認。
AIの答えを鵜呑みにせず、必ず一次情報で裏を取ります。
使うときに自分で決めているルール
任せる・任せないを分けるために、自分でルールを決めています。
入れていい情報・ダメな情報を線引きする
何を入力してよく、何を入力してはいけないか。
この線引きを、あらかじめ決めておきます。
出てきたものは必ず人が確認する
AIが出したものは、必ず人が確認する。
たたき台はたたき台として扱い、そのまま使わない。
これを徹底しています。
使う場面を業務の入口に限定する
判断や回答ではなく、入口の作業に限る。
使う場面を絞ることで、リスクを抑えています。
中小企業が同じ使い方を取り入れるには
この考え方は、中小企業でも応用できます。
「任せる仕事」を1つに絞って始める
最初から幅広く使おうとせず、任せる仕事を一つに絞ります。
たたき台づくりだけ、要約だけ、というように。
社内ルールと一緒に導入する
ツールだけ入れても、現場は迷います。
「何を入れていいか」のルールと一緒に導入するのが安全です。
行政書士に相談するメリット
使い方そのものより、ルールの整備で行政書士が関われます。
社内ルール・利用範囲の文書化
何を入力してよいか、誰が確認するか。
こうした利用範囲を文書にするお手伝いができます。
個人情報・機密情報の取扱いとの整合点検
既存の個人情報や機密情報の取扱いと、AIの使い方が食い違っていないか。
あわせて点検することができます。
よくある質問
顧客情報を入れてしまったときはどうすればよいですか
まずは社内で、何が起きたかを把握することが先決です。
そのうえで、利用しているツールの設定や扱いを確認し、再発を防ぐルールを整えます。
個別の対応は、状況に応じて専門家に相談してください。
契約書や申請書の作成に使ってよいですか
たたき台を作るのは構いません。
ただし、法令や個別の事情を反映しきれない部分があるため、最終確認は人が行う前提で使ってください。
どの業務から取り入れるのが安全ですか
顧客情報を含まない、入口の作業からをおすすめします。
要約や下書きづくりなど、確認しやすい仕事から始めると安全です。
行政書士に頼める範囲はどこまでですか
利用ルールや社内規程の文書化、個人情報の取扱いとの整合点検が中心です。
ツールの選定や技術的な設定そのものは、専門の領域に委ねることになります。
まとめ
士業がAIを使うかどうかではなく、どこまで任せるか。
私の場合は、入口の作業は任せ、判断と顧客情報は任せません。
そして、出てきたものは必ず人が確認します。
中小企業でも、「任せる仕事を一つに絞る」「ルールと一緒に導入する」から始められます。
利用ルールの文書化や、個人情報の取扱いとの整合でお困りのことがあれば、一度ご相談ください。
