生成AIは、使い方さえ決めれば業務の心強い味方になります。
一方で、社員一人ひとりが自分の判断で使い始めた結果、思わぬところから情報が漏れる、という相談も増えています。
問題は、悪意がなくても起きるという点です。
便利だからこそ、つい顧客の情報や社内の資料をそのまま入力してしまう。
そこにリスクが潜んでいます。
私は行政書士として、個人情報の取り扱いや社内ルールの整備を支援してきました。
この記事では、AI活用で見落とされがちな情報漏洩のリスクと、社内で何を備えておくべきかを整理します。
なお、生成AIの仕様は変化が速いため、各サービスの具体的な挙動は本記事執筆時点の一般的な傾向として読んでください。
便利なAI活用の裏で起きていること
生成AIは、文章の作成や要約、調べ物を一気に効率化します。
その手軽さゆえに、「とりあえず手元の情報を全部入れて聞いてみる」という使い方が広がりやすいものです。
入力した情報がどこに行くのか、どう扱われるのかを意識しないまま使うと、知らないうちに社外へ情報を渡していることがあります。
便利さとリスクは、同じ入り口から入ってきます。
見落とされがちな情報漏洩リスク
入力した情報が外部に残る可能性
サービスによっては、入力した内容が処理の改善などに利用される設定になっていることがあります。
「自社のサーバーの外に情報を渡している」という意識が薄いまま使うと、どこまで情報が残るのか把握できなくなります。
設定や利用条件は、サービスごとに確認しておく必要があります。
顧客情報・個人情報の不用意な入力
顧客の名前、連絡先、取引内容などをそのまま入力してしまう。
個人情報を社外のサービスに入れることは、取り扱いとして慎重であるべき場面です。
便利さに流されて、本来は外に出すべきでない情報を入れてしまうことがあります。
無料ツール・拡張機能の落とし穴
無料で使えるツールやブラウザの拡張機能の中には、情報の扱いが不透明なものもあります。
「無料だから」と気軽に入れたものが、入力内容を外部に送っている可能性もあります。
導入の前に、何のためにどんな情報を扱うツールなのかを確認することが大切です。
社員が個人判断で使うリスク
会社としてのルールがないと、社員はそれぞれの判断で使い始めます。
ある人は慎重に、別の人は何でも入力する、というばらつきが生まれます。
このばらつきこそが、いちばん管理しにくいリスクです。
情報が漏れるとどうなるか
顧客情報や取引先の情報が外に出れば、信用の問題に直結します。
一度失った信頼を取り戻すのは簡単ではありません。
個人情報の取り扱いについては、個人情報保護法に基づく管理が求められます。
漏洩が起きた場合、状況によっては対応や報告が必要になることもあり、会社にとって大きな負担になります。
漏洩を防ぐための社内の備え
使ってよい情報・ダメな情報を決める
まず、「AIに入力してよい情報」と「入力してはいけない情報」を線引きします。
顧客情報や個人情報、社外秘の資料は入れない、といった基準を明確にするだけで、リスクは大きく下がります。
社内ルール・利用範囲を整える
どのサービスを使うか、どんな業務で使うか、誰が使えるか。
こうした利用範囲を決めておくと、社員それぞれの判断に任せきりにならずに済みます。
難しい仕組みは要りません。短くても、全員が同じ基準で動ける文書があることが重要です。
行政書士の視点：個人情報の取扱いと社内規程整備
行政書士の立場からは、個人情報の取り扱いに関する社内ルールや規程の整備を支援できます。
「どの情報をどう扱うか」を文書として整えておくことは、漏洩を防ぐ土台であると同時に、外部に対して適切に管理している姿勢を示すことにもつながります。
AIの利用ルールも、こうした情報管理の延長線上に位置づけて整えると、現場で運用しやすくなります。
技術的な対策はIT面の専門家と、ルールづくりは行政書士と、というように役割を分けて進めるのが現実的です。
専門家に相談するメリット
社内だけでルールを作ろうとすると、「どこまで決めればよいか」の線引きに迷いがちです。
個人情報の扱いを知っている第三者が入ると、押さえるべき論点を整理しやすくなります。
行政書士の立場からは、情報の取り扱いルールや社内規程を、自社の業務に合った形で整える支援ができます。
リスクが現実になる前に、備えを文書として残しておくことをおすすめします。
よくある質問（FAQ）
Q. 社員のAI利用を全面的に禁止すべきですか？
禁止が唯一の答えではありません。
使ってよい情報の範囲を決めれば、リスクを抑えながら活用できます。一律禁止よりも、現実的なルールづくりが有効なことが多いです。
Q. どんな情報を入力してはいけませんか？
一般的には、顧客情報や個人情報、社外秘の資料などは避けるべき情報です。
具体的な線引きは業務によって異なるため、自社の状況に合わせて決めておくことをおすすめします。
Q. 小さな会社でもルールは必要ですか？
規模に関わらず必要です。
人数が少ないほど一人の判断の影響が大きく、短いルールでも全員で共有しておく意味があります。
まとめ
生成AIの情報漏洩は、悪意がなくても起きます。
社員それぞれの判断に任せきりにすると、入力した情報が思わぬ形で外に残ることがあります。
「入れてよい情報・ダメな情報」を線引きし、利用範囲を社内ルールとして整える。
こうした備えがあれば、リスクを抑えながらAIを業務に活かせます。
個人情報の取り扱いやAI利用のルール整備を考えたい方は、一度ご相談ください。
