契約書に穴あけしてしまった!

法務担当になって慌てるミスのひとつが、契約書にパンチ穴をあけてしまうこと。
契約書ができる過程を知っていたら、やらないと思いますが。
結構やりがちな失敗でよく聞きます。

契約書を捨てたりシュレッターにかけてしまうとシャレにならない大失態で、
こうなると、もう一度契約書を作って、再度契約を結びなおすしかないですかね。

契約書に穴をあけてしまった場合は、
文字が書いてあるところや押印、捺印がそのまま残っていれば、とりあえず、問題はありません。
そして、手書きで契約書を作ることはほぼなくなりましたので、パンチ穴の位置まで印字されているとは思えないですが、どうでしょうか。

ただ、穴をあけないほうがよいのは確かです。
契約書は穴を開けないだけでなく、汚したり折ったりしてはいけないものとして覚えておいてください。

穴をあけないファイリング方法だと、A4のクリアブックを使用するのをお勧めします。
100円ショップにもありますね。

コクヨ ファイル クリヤブック 固定式 黒 A4縦 40枚 ラ-B40D

コピーやスキャンしていたら大丈夫か?

文章内容を保管しておくために、
あらかじめコピー機を使って複製していたり、
スキャンしてPCに取り込んでいた場合はどうでしょう?

残念ながら、複製には法的な効力はありません。
スキャンした画像も同じで法的な効力はありません。

あくまで原本に法的効力があり、だからこそ原本が大事になってくるんです。

契約書の保管期間は法律で決まっている

契約書は、その種類によって保管期間が違います。
通常は10年間です。
正確には、「満期または解約した事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から起算して10年間」です。
種類によってもっと短いものもありますが、原則を10年と覚えておきましょう。

電子署名による契約書の導入をご検討ください。

そもそも紙の契約書をやめてクラウドサインを採用すれば、保管の心配もいりません。
保管中に汚損したり、なくしてしまうリスクも減ります。

契約締結の時は、電子署名を使って契約することを検討してみてください。
クラウドサインであれば、月10通まで無料で使えます。

IT業界やウェブサービスをやっている企業さんは積極採用していますが、
ほかの業界は依然として紙の契約書に頼っているそうですね。

印紙代が節約できることが多いので、たとえば派遣サービスを利用している企業さんは是非検討してみてください。

「IT契約書作成のミカタ」では、クラウドサイン用の契約書作成を行っています。
ご相談はこちらからどうぞ。

契約書、電子契約書についてご相談があるときは、坂本倫朗行政書士事務所までお問い合わせください。
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