契約書を郵送するときにきをつける４つのこと
この記事では、契約書を送るときに気を付けることについて書きます。
法務担当の新人向け記事です。
契約書は折らないこと
契約書は大切な相手に送るラブレターです。
折れ曲がって届くことがないようにしましょう。
郵便局から送る場合は、レターパックがお勧めです。
レターパックライト（青色）の料金は全国一律360円です。
レターパックプラス（赤色）の料金は全国一律510円です。
あとでも書きますが、ちょっと高くてもレターパックプラスの利用をお勧めします。
レターパックを使わないのであれば、手近にある封筒を使います。
A4用紙の契約書が折れ曲がらないよう、A4サイズの封筒に入れましょう。
折り曲げていれるのは厳禁です！
封筒が薄ければ、契約書が曲がらないように契約書をクリアファイルに入れておくか、
厚紙で補強するとよいです。
送付状をつける
送付状も契約書に合わせてA4用紙で作るのが一般的です。
送付状は簡単なもので大丈夫です。
ビジネステンプレートあたりを参考に作りましょう。
郵送したことの記録を残そう
郵便局に出向いて、配達証明郵便で送りましょう。
レターパックであれば、青色のレターパックライトではなく、赤色のレターパックプラスにするといいですよ。
赤色の方は、相手に対面で渡して、受領印をもらってくれるサービスです。
返送用の封筒を入れよう
紙の契約書は、通常2通作成し、捺印したら送り返してもらいます。
返送用の封筒を同封しておきましょう。
この封筒は2つ折りして入れても構いません。
折らないと入らないので仕方ありません。
（だからといって、返信する側が契約書を折ってもいいわけではないですよ！）
さらに、返信用の封筒にも切手を貼っておくとバッチリです。
この作業が、先方の作業とストレスを減らします。
電子署名による契約をお勧めします
と、ここまで書きましたが、今はどんどん電子署名による契約書が普及しています。
電子署名を使ったサービスを使うと、
この記事で書いたような郵送して送り返してもらう手間が省けます。
契約書が汚れたり折れたりする心配もないし、郵送代もいりません。
電子署名では、契約書が届いたことはメールでやり取りします。
サインをするときは、ウェブ上で行います。
メールで連絡をするので、早ければ1日で契約が締結できます。
郵便のやり取りに何日もかかるのと比べると、格段のスピードです。
さらに、電子署名を使うと、印紙代の節約になります。
課税文書であっても、電子署名を使ったサービスでは、印紙を貼る必要がないため、
課税されないのです。
坂本倫朗行政書士事務所では、クラウドサインの利用を積極的にお勧めしています。
ぜひ、導入を検討してみてください。
クラウドサインに対応した契約書作成については「IT契約書作成のミカタ」までご相談ください。
コメント